In a DIAS real estate transaction, the deed of sale is structural, i.e. it is formed on the basis of the information entered by the real estate agent. The real estate agent starts the creation of the deed of sale by creating a draft deed of sale in their agency system.
Drafting of the deed of sale
The real estate agent prepares a draft deed of sale in its agency system by entering the requested information about the transaction in the system. Based on the information provided, DIAS creates a draft deed of sale by sending the transaction information to the National Land Survey of Finland's Property Transaction Service (KVP). In this connection, the National Land Survey of Finland checks that the seller information, property or facility ID and the codes of the listed mortgage deeds entered in the transaction information are correct. All mortgage certificates listed in the transaction information must be held by the bank entered as the seller's bank for the transaction (excluding any mortgage certificates used as security for the payment of rent in a property leasehold transaction).
When the real estate agent receives a draft deed of sale in their agency system, they can download it for their records and send it to the parties to the transaction for comments using the method they deem best. In the draft phase, the real estate agent can edit the deed of sale by creating a new draft deed of sale, i.e. by sending the updated information to DIAS.
Once the buyer and seller have approved the draft deed of sale, the deed of sale and transaction information can be sent to the banks for preparation. Before sending the transaction to the banks, the real estate agent must add the mandatory appendices required for the transaction, which are dated on date on which the transaction is initiated. In the sale of real estate, the mandatory appendices are the certificate of title and the certificate of mortgage and encumbrance. Mandatory appendices in a transfer of a property leasehold include the certificate of leasehold, the certificate of mortgages and encumbrances, the property's certificate of title and certificate of mortgage and encumbrance, and a copy of the lease agreement. Once the transaction has been sent to the banks for preparation, the transaction information or the deed of sale can no longer be modified. See the phases and processing times of the transaction here.
The deed of sale always includes 4 standard conditions
In DIAS real estate transactions, four standard conditions in Finnish are included in the deed of sale, the content of which cannot be edited by the real estate agent. The agency system automatically retrieves the standard conditions for the draft deed of sale. In addition to the mandatory terms, the real estate agent may add other terms to the deed of sale or an appendix to the terms, but the other terms must not contradict the standard conditions.
General information about a DIAS real estate transaction/DIAS transaction for property leaseholds
The standard condition that the sale of real estate will be carried out digitally using the DIAS service and the National Land Survey of Finland's Property Transaction Service. The standard condition also contains further information about the course of the DIAS transaction and the signing phase. See below for an example of a standard condition in Finnish created for the deed of sale.
Tämän kauppakirjan mukainen kiinteistökauppa toteutetaan digitaalisesti DIAS-palvelua sekä Maanmittauslaitoksen Kiinteistövaihdannan palvelua (jäljempänä KVP) hyödyntäen. Digitaalinen kiinteistökauppa etenee vaiheittain ja alkaa kaksivaiheisella allekirjoitusprosessilla. Allekirjoitusprosessissa ostaja ja myyjä allekirjoittavat ensin kaupan hoitamiseen tarvittavat valtuutukset pankeille DIAS-palvelussa osoitteessa asiointi.dias.fi. Kun pankkien valtuutukset on allekirjoitettu, siirtyy allekirjoitusprosessi automaattisesti DIAS-palvelusta Kiinteistövaihdannan palveluun, jossa allekirjoitetaan kauppakirja. Myyjät allekirjoittavat kauppakirjan aina ensin ja sitten vasta ostajat. Osana allekirjoitusprosessia on viimeistään sen, joka allekirjoittaa kauppakirjan viimeisenä, maksettava Maanmittauslaitoksen KVP:n käyttämisestä perimä asiointimaksu. Asiointimaksu sisältää myös lainhuudatusmaksun. Kun tarvittavat valtuutukset ja kauppakirja on allekirjoitettu, ostajan pankki maksaa ostajan antaman valtuutuksen perusteella kauppahinnan kauppakirjassa sovitun mukaisesti myyjän pankin tilille. Pankit noudattavat maksujen suorittamisessa DIAS-alustan toimijoiden yhteisesti sopimia aikatauluja, ellei maksun suorittamiselle ilmene estettä.
Tämä kauppakirja allekirjoitetaan Maanmittauslaitoksen Kiinteistövaihdannan palvelussa. Kauppa toteutetaan tämän kauppakirjan tietojen sekä asiointi.dias.fi-osoitteessa annettujen valtuutuksien perusteella. Lainhuuto tulee vireille automaattisesti, kun kauppakirja on allekirjoitettu kaikkien kaupan osapuolten toimesta. Mikäli allekirjoitetun kauppakirjan mahdollisissa liitteissä sovittu on ristiriidassa allekirjoitetussa kauppakirjassa sovitun kanssa, noudatetaan allekirjoitetun kauppakirjan sisältöä liitteiden sijaan.
DIAS-kiinteistökaupassa ostajan pankki maksaa varainsiirtoveron ostajan valtuuttamana. Varainsiirtovero on suoritettava viimeistään lainhuutoa haettaessa. Kiinteistövaihdannan palvelussa allekirjoitetusta kaupasta lähtee lainhuutohakemus vireille automaattisesti, joten varainsiirtovero erääntyy maksettavaksi samana päivänä kuin kauppakirja on allekirjoitettu. Jos kauppakirja allekirjoitetaan viikonloppuna, erääntyy varainsiirtovero maksettavaksi seuraavana arkipäivänä. Mikäli varainsiirtoveroa ei makseta eräpäivänä, tulee ostajan maksettavaksi viivästyskorkoa. Mikäli kauppakirja allekirjoitetaan viikonloppuna taikka tavanomaisena pankkipäivänä kello 14 mennessä, ostajan pankki pyrkii suorittamaan varainsiirtoveron eräpäivään mennessä, jolloin ostajalle ei aiheudu viivästyskorkoseuraamuksia. Ostajan tulee tehdä varainsiirtoveroilmoitus itse Verohallinnon voimassaolevien ohjeiden mukaisesti.
Payment of the purchase price
In a DIAS transaction, the entire purchase price is paid in one installment after the signature of the deed of sale, which is specified in the standard condition. The standard condition also specifies the contractual penalty arising from the cancellation of the transaction, which is always automatically formed in the standard condition according to the amount filled in by the real estate agent.
According to the Code of Real Estate, if the buyer does not pay the price in full at the time agreed and the delay is essential, the seller may cancel the sale, because the payment of the purchase price is a condition on the transfer of title to the real estate (Code of Real Estate 540/1995, Chapter 2, Section 28). For this reason, the seller is entitled to a contractual penalty for canceling the DIAS real estate transaction if the purchase price is not paid on the due date. The due date for the payment is specified in the standard condition as the second banking day following the conclusion of the transaction (when both the buyer and the seller have signed the deed of sale in the National Land Survey of Finland's Property Transaction Service). According to the Code of Real Estate, if the buyer’s payment delay is a result of a legal provision, an interruption in communications or other similar force majeure, which the buyer cannot reasonably be expected to overcome, the seller shall not have the right to compensation or cancellation of sale.
The contractual penalty is automatically added to the standard condition based on the information entered by the real estate agent. You can read the Finnish standard condition describing the payment of the purchase price below.
Koko kauppahinta maksetaan yhdessä erässä kauppakirjan allekirjoitusten jälkeen.
Jos kauppahintaa ei makseta eräpäivänä, on myyjällä oikeus purkaa kauppa ja saada kaupan purkamisesta aiheutuvana sopimussakkona <xx> euroa. Myyjällä ei ole oikeutta muuhun korvaukseen. Osapuolet ovat tietoisia, että kaupan purkaminen edellyttää joko kaupanvahvistajan vahvistamaa purkusopimusta tai oikeuden lainvoimaista tuomiota. Eräpäiväksi on osapuolten kesken sovittu kaupan syntymistä (kun sekä ostaja että myyjä ovat allekirjoittaneet kauppakirjan Maanmittauslaitoksen Kiinteistövaihdannan Palvelussa) seuraava toinen pankkipäivä.
Pay special attention to these
The real estate agent may, if they wish, add a separate condition to the deed of sale, which specifies the conditions for exercising the right of cancellation mentioned in the section Payment of the Purchase Price, such as a written demand.
Transfer of ownership
In DIAS transactions, ownership is always transferred after payment of the purchase price. The Finnish standard condition describing the transfer of ownership is as follows:
Omistusoikeus kaupan kohteeseen siirtyy ostajalle, kun koko kauppahinta on maksettu.
Condition for transfer of mortgage certificates
The transfer of a mortgage certificate from the seller's bank to the buyer's bank or the buyer is defined in the standard condition. The mortgage certificate codes and the name of the seller's bank are filled in automatically in the standard condition based on the information entered by the real estate agent.
Below is a Finnish example of the standard conditions for the transfer of mortgage certificates in a situation where the buyer and seller have separate banks.
When the seller and the buyer have different banks
Kaupan kohteena olevaan kiinteistöön kohdistuu kauppakirjan liitteenä olevasta rasitustodistuksesta ilmenevät kiinnitykset, joita vastaavat seuraavat sähköiset panttikirjat: <panttikirjojen koodit>. Myyjä vakuuttaa ja vastaa siitä, että kaupan kohdetta ei rasita mitkään muut kiinnitykset, velvoitteet tai muut rasitukset, kuin edellä mainitut kiinnitykset, eikä uusia asioita ole vireillä. Kiinnityksiä vastaavien sähköisten panttikirjojen saajaksi merkitty <myyjän pankki> siirtää panttikirjat erillisen sopimuksen mukaisesti joko ostajan pankin tai ostajan nimiin, kun kaupan osapuolet ovat allekirjoittaneet tämän kauppakirjan ja kauppahinta on kokonaisuudessaan maksettu myyjän pankin erikseen ilmoittamalle tilille. Tätä varten <myyjän pankki> on antanut DIAS-palvelussa erillisen sitoumuksen ostajan pankille. Ostaja vastaa panttikirjojen siirtokustannuksista.
When the seller and buyer have the same bank
Kaupan kohteena olevaan kiinteistöön kohdistuu kauppakirjan liitteenä olevasta rasitustodistuksesta ilmenevät kiinnitykset, joita vastaavat seuraavat sähköiset panttikirjat: <panttikirjojen koodit>. Myyjä vakuuttaa ja vastaa siitä, että kaupan kohdetta ei rasita mitkään muut kiinnitykset, velvoitteet tai muut rasitukset, kuin edellä mainitut kiinnitykset, eikä uusia asioita ole vireillä. Kiinnityksiä vastaavien sähköisten panttikirjojen saajaksi on merkitty <myyjän pankki>. Panttikirjat jäävät pankin <ostajan pankki> nimiin.
In the case of a sale of real estate with a seller without pledge liabilities, in which the pledge certificates are not transferred from the seller's bank to the buyer's bank, the standard term for the transfer of the pledge certificates is replaced by a new condition. The new condition is called Kaupan kohteen kiinnitykset (“Mortgages of the object of the transaction”). The condition states that the object of transaction has no mortgages according to the certificate of mortgage and encumbrance attached to the deed of sale.
No payment term specifying cancellation or delay
Please note that in addition to Payment of the Purchase Price term, specifying other terms of payment in DIAS real estate transactions regarding cancellation or delay is not allowed.
Spousal consent
If spousal consent is required to complete the transaction, the real estate agent fills in the information of the person giving the consent in the agency system before the transaction is sent for preparation by the banks, and the information of the person giving the consent is shown on the deed of sale. When the transaction is in the signing phase of the deed of sale, the party giving the consent will receive a separate invitation from the National Land Survey of Finland to give their consent. No separate attachment from the person giving consent is required.
What should be included in the structural deed of sale and what in the appendices?
The structural deed of sale always includes four mandatory standard conditions, in addition to which the real estate agent can add other necessary terms to the structural deed of sale or as a separate attachment referred to in the deed of sale.
All essential terms and conditions necessary for the conclusion of the deed of sale must be included either in the structural deed of sale or in the appendices so that the parties can see them when they are signing the transaction and so that the terms and conditions remain in the document to be signed. The document to be signed always shows a list of appendices that have been added to the transaction and included in the signatures.
The National Land Survey of Finland also provides instructions on the appendices on its own pages. The instructions of the authority can be found here.
According to the National Land Survey of Finland’s instructions, the essential terms and conditions of the transfer, such as delaying/canceling terms and restrictions of possession, must be entered in the electronic deed of sale template. Please note that in addition to Payment of the Purchase Price term, specifying other terms of payment in DIAS real estate transactions regarding cancellation or delay is not allowed.